ERASMUS+ KOORDİNATÖRLERİ İÇİN DEĞİŞİM SÜRECİ BOYUNCA GENEL BİLGİLER
Yabancı dil sınavını aldıktan sonra Erasmus+ öğrenci hareketliliğine katılacak Giden Öğrenciler için süreçte izlenecek prosedürün ve dikkat edilmesi gereken hususların öğrencilere hatırlatılması faydalı olacaktır.
1. Aşama: Fakülte/Bölümünüz tarafından Erasmus+ öğrencisi olarak seçilen ve kayıt işlemlerinin ardından isimleri Erasmus+ Ofisi tarafından size bildirilen öğrencilerinizin isimlerini ve hangi dönem(ler)de öğrenim göreceklerini MİSAFİR KURUM KOORDİNATÖRÜNE bildirmek.
2. Aşama: Erasmus+ öğrencisi ile birlikte misafir kurumun BAŞVURU FORMUNU doldurmak ve başvuruyu zamanında yapmak. Bazı üniversitelerde başvurular Mayıs veya Haziran’da (Güz Dönemi için) ya da Kasım’da (Bahar Dönemi için) sona erdiğinden son başvuru tarihine dikkat edilmesi hayati önem taşır. KABUL MEKTUBU öğrencinin adresine gönderilir. Aynı zamanda Erasmus+ öğrencileri KONAKLAMA FORMUNU doldurmaları için yönlendirilmeli ve konaklama başvurusu zamanında yapılmalıdır.
3. Aşama: Erasmus+ Öğrencisini gerekli belgeleri almak üzere Erasmus+ Ofisine yönlendirmek (Erasmus+ Öğrenci Beyannamesi, Öğrenci Bilgi Formu, Öğrenim Hareketliliği Anlaşması, Pasaport ve Vize için belgeler, Katılım Belgesi ve Erasmus Öğrenci Faaliyet Raporu Formu).
4. Aşama: Öğrencinin gideceği dönem(ler)in süresine uygun olarak Learning Agreement hazırlamak (BİR DÖNEM İÇİN EN AZ 30 AKTS ve İKİ DÖNEM İÇİN EN AZ 60 AKTS), kendi kurumundaki eşdeğer dersleri belirlemek ve Fakülte Yönetim Kurulunun değerlendirmesine sunmak, ardından Learning Agreement’ı Misafir Kurum Koordinatörüne göndermek ve son olarak Erasmus+ Ofisine teslim etmek.
5. Aşama: Öğrencilerin hem web sitemizde hem de ilgili ülkelerin Konsolosluklarının web sitelerinde yer alan bilgiler doğrultusunda eksiksiz vize başvurusu yapmaları için yönlendirilmesi.
6. Aşama: Öğrencilerinizin Erasmus+ Ofisi tarafından düzenlenen Erasmus+ Oryantasyon toplantısına katılımını sağlamak.
Erasmus+ Ders Verme Hareketliliği kapsamında anlaşmanız bulunan fakülte/bölümlerden gelmek isteyen Öğretim Elemanları için Katılım/Onay Belgesine ulaşabilirsiniz.
Erasmus+ Koordinatörleri İçin Öğrenim Hareketliliğinde İzlenecek Liste
1. Erasmus+ öğrenci değişiminin mümkün olduğu üniversiteler (fakültenin ikili anlaşması bulunan üniversiteler) hakkında öğrencileri (1. sınıflar dahil) afişler ve toplantılar yoluyla bilgilendirmek.
2. Aday öğrenci başvurularını kabul etmek.
3. Yabancı dil sınavına girecek öğrencilerin isimlerini, öğrenci numaralarını, not ortalamalarını (GPA), iletişim bilgilerini ve sınav dilini Fakülte Dekanı imzalı olarak Erasmus+ Ofisine iletmek.
4. Fakülte tarafından seçilen öğrencilerin nihai sonuçlarını; isimleri, öğrenci numaraları, sınav sonuçları (GPA %50, yabancı dil sınavı %50), iletişim bilgileri, misafir üniversite isimleri ve kalış süreleri ile birlikte Fakülte Dekanı imzalı yazı ile Erasmus+ Ofisine bildirmek.
5. Fakülte içinde gidecek öğrencilerin isimlerini ilan etmek.
6. Gidecek öğrencileri misafir kuruma bildirmek.
7. Erasmus öğrencisi ile birlikte misafir kurumun başvuru formunu doldurmak ve öğrencinin zamanında başvuru yapmasını sağlamak.
8. Erasmus+ öğrencisi ile birlikte misafir kurumun konaklama formunu doldurmak ve öğrencinin zamanında başvuru yapmasını sağlamak.
9. Erasmus+ öğrencisini gerekli belgeleri almak üzere Erasmus+ Ofisine yönlendirmek.
10. Öğrencilerin zamanında (gitmeden en az 2-2,5 ay önce) vize başvurusu yapmalarını sağlamak ve süreci takip etmek.
11. Öğrenci ile birlikte misafir kurumda alınacak dersleri (en az 30 AKTS) seçmek ve Fakülte Yönetim Kuruluna sunmak.
12. Öğrenciyi Erasmus+ Ofisi tarafından düzenlenecek “Giden Öğrenciler için Erasmus+ Oryantasyon Toplantısı”na yönlendirmek.
13. Erasmus+ öğrencisinin gitmeden önce fakültede kaydını yaptırmasını ve öğrenim ücretini ödemesini sağlamak. Dikkat: Öğrenci misafir kurumda öğrenim ücreti ödemez.
14. Erasmus+ öğrencisini hibeden %80’ini almak üzere Erasmus+ Ofisine yönlendirmek. Dikkat: Bu ödeme öğrenci vizesini aldıktan sonra yapılır.
15. Öğrenci Hareketliliğinden vazgeçen öğrencileri Erasmus+ Ofisine bildirmek.
ERASMUS+ ÖĞRENCİSİ DÖNDÜKTEN SONRA
1. Yurtdışında alınan derslerin kendi fakültesinde eşdeğerliğini yapmak (misafir kurum tarafından verilen dilekçe + not dökümü ile)
2. Öğrenciyi Learning Agreement + Not Dökümü (Transcript of Records) + Katılım Belgesi + Erasmus+ Öğrenci Faaliyet Formu ile Erasmus+ Ofisine yönlendirmek (%20 hibenin kalan kısmını almak için)
